La distruzione documenti è un’esigenza che nasce dalla necessità di tutelare la privacy dei cittadini e di contrastare forme di spionaggio industriale. Se sul fronte dello spionaggio la distruzione dei documenti dipende da una scelta libera dell’imprenditore, su quello della privacy è soggetta all’obbligo di legge.

Il Decreto legislativo 196/2003 (“Codice in materia di protezione dei dati personali“) prevede che alcuni documenti aziendali contenenti dati sensibili, dopo un certo periodo di tempo, vengano distrutti. Smaltimento Milano offre un servizio di distruzione archivi cartacei nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di privacy e ambiente.

Indice

Perché distruggere i documenti?

documenti privati di dipendenti distrutti per tutelarne la privacy
Per tutela della privacy distruzione documenti cartacei a Milano

Ci possono essere diverse ragioni per cui i documenti vengono distrutti. Ecco alcune delle motivazioni più comuni:

  • Riservatezza e privacy: Alcuni documenti possono contenere informazioni sensibili o confidenziali che devono essere protette. La distruzione dei documenti è un modo per assicurarsi che tali informazioni non finiscano nelle mani sbagliate e non vengano utilizzate in modo improprio.
  • Obsolescenza: Con il passare del tempo, molti documenti diventano obsoleti o superati. Possono contenere dati o informazioni che non sono più rilevanti o valide. La distruzione di tali documenti aiuta a mantenere l’ordine e la pulizia nei sistemi di archiviazione e a liberare spazio per documenti più attuali e importanti.
  • Conformità normativa: In alcuni casi, ci sono leggi e regolamenti che richiedono la distruzione di determinati tipi di documenti entro un certo periodo di tempo. Questo può essere fatto per scopi legali, fiscali o di conformità normativa. Ad esempio, le aziende possono essere tenute a distruggere i documenti finanziari dopo un certo numero di anni.
  • Riduzione del rischio di frodi o truffe: La distruzione dei documenti può essere un modo per ridurre il rischio di frodi o truffe. Eliminando i documenti obsoleti o non più necessari, si limita l’accesso a informazioni che potrebbero essere utilizzate in modo fraudolento o dannoso.
  • Sicurezza dei dati: Nel contesto digitale, la distruzione dei documenti può fare parte delle pratiche di sicurezza dei dati. Quando si eliminano i documenti digitali, è importante assicurarsi che siano cancellati in modo sicuro per evitare il recupero non autorizzato delle informazioni.

Tuttavia, è importante sottolineare che la distruzione dei documenti deve essere effettuata in modo responsabile e in conformità con le leggi e le politiche aziendali. In alcuni casi, potrebbe essere necessario conservare copie o documenti in forma elettronica o cartacea per un certo periodo di tempo per rispettare le normative specifiche.

distruzione documenti
Contattaci per la distruzione documenti dati sensibili e altro

La diffusione di informazioni riservate e i furti di identità sono tra le frodi più diffuse nel nostro Paese e avvengono sia attraverso modalità informatiche (phising) che tramite recupero di documenti cartacei (trashing). Per evitare di restare vittima di queste truffe, è di fondamentale importanza distruggere tutte le possibili informazioni riservate e i dati personali una volta che non sono più utili.

Il legislatore si è preoccupato di regolare il processo di distruzione documenti e distruzione archivi cartacei con il D.leg. 196 del 2003, che pone l’obbligo, per tutte le aziende, gli enti e i professionisti, di distruggere i documenti cartacei e i supporti contenenti dati sensibili al termine del loro utilizzo, al fine di impedire il furto di informazioni.

Quali tipologie di informazioni vengono eliminate da Smaltimento Milano?

Smaltimento Milano offre un servizio di distruzione documenti e distruzione archivi cartacei in grado di garantire l’eliminazione di:

  • Dati sensibili dei clienti: Questi includono informazioni personali identificabili (PII) dei clienti come nomi, indirizzi, numeri di telefono, indirizzi email, dati finanziari, informazioni sulla carta di credito o altre informazioni che possono essere utilizzate per identificare o contattare i clienti.
  • Documenti legali: I documenti legali possono contenere informazioni confidenziali come contratti, accordi di non divulgazione, documenti di contenzioso o controversie legali, documenti di proprietà intellettuale, documenti di fusioni e acquisizioni o altre informazioni legalmente protette.
  • Informazioni riservate dell’azienda: Ciò può includere documenti interni come politiche aziendali, piani di business, strategie di marketing, informazioni di ricerca e sviluppo, modelli commerciali, informazioni sulla clientela o qualsiasi altra informazione proprietaria o riservata dell’azienda.
  • Documenti finanziari aziendali: Questi includono documenti come bilanci, registri contabili, documenti fiscali, dichiarazioni dei redditi, rapporti finanziari, rapporti audit o altri documenti finanziari che contengono informazioni riservate o sensibili relative alle finanze dell’azienda.
  • Documenti amministrativi interni: Questi possono essere documenti come memorandum interni, comunicazioni aziendali, appunti di riunioni, documenti di risorse umane come documenti di assunzione, valutazioni delle prestazioni, contratti di lavoro o altri documenti che contengono informazioni riservate dell’azienda.
  • Informazioni sensibili sui dipendenti: I documenti relativi ai dipendenti possono includere informazioni personali, come curriculum, documenti di assunzione, schede fiscali, informazioni previdenziali o altri dati personali sensibili che devono essere protetti.
  • Documenti medici: Nel settore sanitario, documenti come cartelle cliniche, referti medici, prescrizioni, informazioni di assicurazione sanitaria e altre informazioni sanitarie possono essere distrutti per garantire la riservatezza dei pazienti e la conformità alle leggi sulla privacy come l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) negli Stati Uniti.
documenti contenenti dati sensibili appena distrutti
Distruzione documenti privacy: la sicurezza prima di tutto

Questi sono solo alcuni esempi delle tipologie di informazioni che possono essere eliminate distruggendo documenti. La necessità di distruggere i documenti dipenderà dal tipo di informazioni contenute in essi e dai requisiti legali o aziendali applicabili.

Quali materiali trattiamo?

Ci occupiamo di:

  • distruzione documenti riservati, contratti, lettere, documenti fiscali, report finanziari, vecchi archivi cartacei, bolle, assegni, fatture, buste paghe, cartelle cliniche, ecc;
  • smaltimento hard disk, supporti magnetici, cd, dvd, floppy disk e qualsiasi altra tipologia di supporto contenente informazioni riservate o dati tutelati dalla legge sulla privacy.

Come avviene la distruzione documenti?

La distruzione dei documenti può avvenire in diversi modi, a seconda del formato dei documenti stessi. Ecco alcune delle modalità più comuni di distruzione dei documenti:

  • Triturazione: La triturazione è un metodo comune per distruggere documenti cartacei. I documenti vengono inseriti in una trituratrice apposita che li sminuzza in piccoli frammenti, rendendoli praticamente illeggibili. Le trituratrici possono essere di diversi tipi e dimensioni, a seconda delle esigenze. Esistono anche servizi di triturazione professionale che si occupano della distruzione dei documenti in modo sicuro e conforme alle normative.
  • Bruciatura: Per i documenti cartacei, la bruciatura è un’altra opzione per la distruzione. I documenti vengono inceneriti in modo da distruggere completamente le informazioni contenute. Questo metodo richiede un’apposita attrezzatura per la sicurezza e deve essere eseguito in conformità con le normative ambientali e di sicurezza antincendio.
  • Distruggi-documenti elettronici: Per i documenti digitali, esistono software o dispositivi specializzati chiamati “distruggi-documenti” (shredders) elettronici. Questi strumenti sovrascrivono i dati presenti sui dispositivi di memorizzazione, come hard disk, dischi ottici o chiavette USB, in modo che le informazioni non siano più recuperabili. È importante utilizzare metodi di sovrascrittura sicuri per garantire che i dati siano eliminati in modo irrecuperabile.
  • Cancellazione sicura dei dati: Quando si tratta di documenti digitali, la cancellazione sicura dei dati può essere effettuata attraverso software specializzati che sovrascrivono i file con dati casuali o li criptano in modo da renderli irrecuperabili. Ciò può essere fatto su computer, server o dispositivi di memorizzazione esterni.
  • Distruggi-documenti fisici: Alcuni documenti contengono supporti fisici come CD, DVD, floppy disk o nastri magnetici. Per distruggere queste forme di supporto, esistono dispositivi appositi che possono tritare, tagliare o frantumare il supporto stesso, rendendo le informazioni inaccessibili.
distruzione CD, DVD, floppy disk o nastri magnetici
Ad oggi oltre la cartacea è fondamentale la distruzione dati Hard disk

Perché affidarsi ad una ditta specializzata?

Alcune aziende preferiscono occuparsi autonomamente della distruzione dei documenti. È una scelta sbagliata perché esistono dei software in grado di ricostruire i documenti cartacei anche da frammenti molto piccoli, rendendo vano tutto il lavoro. Inoltre, spesso le soluzioni alternative adottate dagli imprenditori non rispettano la normativa ambientale, che prevede il conferimento degli scarti solo presso discariche autorizzate.

Ecco perché è preferibile rivolgersi ad una ditta specializzata nell’attività di macero che sappia garantire una distruzione a norma di legge per escludere il rischio di sanzioni penali, civili o amministrative.

Perché rivolgersi a Smaltimento Milano?

Smaltimento Milano è un’azienda seria e competente in grado di garantire una distruzione sicura e certificata dei documenti nel rispetto della privacy. Ci occupiamo anche di avviamento ai centri di recupero del materiale cartaceo.

Il nostro servizio consente un notevole risparmio in termini di tempo rispetto all’utilizzo dei sistemi distruggi-documenti da ufficio. Al termine del processo di triturazione, Smaltimento Milano rilascia la certificazione di avvenuta distruzione professionale dei documenti nel rispetto della normativa attualmente in vigore.

A chi si rivolge il nostro servizio?

Il nostro servizio si rivolge a tutte le aziende che abbiano la necessità di distruggere materiale contenente dati personali o informazioni riservate. Contattaci per richiedere un preventivo gratuito su misura.